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Les outils disponibles pour le télétravailleur

Les outils disponibles pour le télétravailleur

Hors des murs de l’entreprise, le télétravailleur doit pouvoir disposer de toutes ses données et des logiciels lui permettant d’échanger à distance avec ses collègues. Cet environnement parfaitement sécurisé s’avère propice à la productivité.

Un Français sur quatre télétravaille, et 56 % des salariés restants souhaiteraient le faire, selon une étude Ifop pour le groupe Malakoff Médéric. Au delà des facteurs externes (comme les mouvements de grève ou les intempéries) qui imposent le travail à distance, le télétravail correspond aux attentes de notre époque. Les collaborateurs aspirent à davantage d’autonomie et à un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. Les entreprises, de leur côté, y voient le moyen de gagner en productivité et de renforcer leur marque employeur. Par ailleurs, le cadre légal incite à la pratique. Avec les ordonnances travail de septembre 2017, le télétravail est devenu un droit pour le salarié. L’employeur qui s’y oppose doit être en mesure de le justifier par des impératifs liés au fonctionnement de sa société. Les entreprises étudient majoritairement les aspects juridiques et organisationnels du télétravail, mais elles oublient souvent la nécessité d’un outillage adéquat, pourtant essentiel à ce mode de fonctionnement. En effet, à son domicile, dans un espace de coworking ou en déplacement, le collaborateur doit pouvoir retrouver son environnement de travail et ses principales applications. Un télétravailleur obligé de rechercher ses fichiers éparpillés sur différents serveurs, de travailler de façon asynchrone sur un document partagé (engendrant de nombreux allers-retours par mail), perdrait nécessairement en productivité. Et suite à cette expérience déceptive, il pourrait décider de renoncer au télétravail.

Le cloud ouvre la voie à la collaboration en ligne

Heureusement, le cloud est passé par là, et il existe à présent un grand nombre d’outils collaboratifs en mode SaaS. Par exemple, les suites Office 365 de Microsoft et G Suite de Google couvrent toutes les fonctionnalités attendues pour optimiser le travail en équipe : agenda partagé, traitement de texte et tableur en coédition, messagerie instantanée, réseau social interne, Web conférence, espaces de stockage en ligne… Elles présentent l’avantage d’assurer l’interopérabilité tout en offrant à l’utilisateur plus de protection que les versions gratuites de Dropbox (pour le partage de documents) ou de WeTransfer (pour l’envoi de fichiers volumineux). Leur mise à disposition évite également le phénomène du shadow IT, à savoir les applications installées sous le radar de la DSI, avec les problèmes de sécurité et de conformité que cela entraîne.

Ces suites peuvent être complétées par des outils de dernière génération. Dédiés à la gestion de projet, Trello, Asana et Azendoo permettent d’assigner des tâches et de suivre l’avancée d’un projet. Dans le même esprit, les ChatOps, comme Slack ou Teams, sont des plateformes de chat permettant aux membres d’une même équipe projet de discuter en direct et d’échanger des fichiers par simple glisser-déposer. Reprenant, lui aussi, le principe de canal privé, WhatsApp permet d’effectuer des appels ou d’envoyer des messages dans un groupe prédéfini sans aucun surcoût. Dans cette famille des outils de communication, nous retrouvons également les solutions de visioconférence comme Skype, Cisco WebEx, Zoom ou BlueJeans. Ainsi, les réunions en ligne peuvent se tenir depuis un poste fixe ou en situation de mobilité (avec un ordinateur portable, une tablette ou un Smartphone). Enfin, les outils de prise de notes comme Evernote ou OneNote permettent de faire de la veille collective en partageant des articles d’actualité et des publications sur une thématique donnée.

La sécurité, un enjeu majeur

Cependant, tout cela n’est possible que si les collaborateurs évoluent dans un environnement sécurisé. Par principe, un salarié télétravaille hors des locaux de l’entreprise. Il ne bénéficie donc plus de la protection du système d’information (incluant son pare-feu, son antivirus et son dispositif de filtrage). Il est d’autant plus fragilisé qu’il utilise souvent son équipement informatique personnel. Le travail collaboratif nécessite, par ailleurs, la dématérialisation généralisée des documents, augmentant la surface d’exposition aux risques, et notamment la fuite de données confidentielles. Le recours au télétravail nécessite donc des aménagements de la politique de sécurité de l’entreprise, afin de gérer l’authentification de l’utilisateur et ses droits d’accès en fonction de son profil. Il est à noter que l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi) a publié un guide sur les bonnes pratiques à mettre en oeuvre pour télétravailler en toute tranquillité.

—— Xavier BISEUL (Tribune Verte 2928)

Avis d’expert « LE COLLABORATEUR N’ACCÈDE QU’AUX RESSOURCES AUTORISÉES »

Christophe Corne, fondateur et président du directoire de Systancia

Comment sécuriser un environnement de travail à distance ?
Souvent utilisé, un réseau privé virtuel (VPN) permet de relier deux points et de chiffrer les données. Vous ouvrez toutefois une porte, celle de l’entreprise, avec un risque de fuite de données. Systancia propose une solution de Zero Trust Network Access (ZTNA), sans flux entrant ni ouverture de port réseau.

Elle vérifie l’identité de l’utilisateur et applique les règles de sécurité en fonction de ses droits. Le collaborateur n’accède qu’aux ressources autorisées. Cette solution en mode SaaS permet, en deux heures de paramétrage, de créer l’environnement de travail. Une connexion ADSL ou la 4G suffit, un serveur de médiation supportant la charge.

Quels sont les bénéfices pour l’entreprise ?
Ce modèle limite le recours aux solutions qui ne sont pas certifiées par la DSI comme des espaces de stockage en ligne. Si le collaborateur utilise son propre appareil, le système contrôle son intégrité. En cas de non-conformité, il n’est pas autorisé à se connecter au système d’information.

Nous répondons à l’essor du télétravail mais aussi à des besoins ponctuels (comme une grève, des intempéries). Avec la mobilisation sociale en cours, nous avons reçu un afflux significatif de demandes. Ces dernières s’ajoutent à la population habituelle des télétravailleurs. Notre service s’adapte, il peut, par exemple, n’être ouvert que pour un mois. Nous donnons également la possibilité à la DRH de garantir aux salariés le droit à la déconnexion. L’entreprise peut décider de fermer la plateforme au-delà des heures ouvrées.