ASSISTANT ADMINISTRATIF F/H

Descriptif du poste

Assistance administrative au sein de la cellule Conseils Admissions et Financements (CAF) pour le service enseignement à distance de l’ESA : la planification et l’organisation générale des missions sont supervisées par la responsable de la cellule qui encadre la cellule Conseils Admissions et Financements :

Missions principales :

Ø  Mettre en place un lien entre la Cellule CAF et le service de comptabilité :

• Préparer les pièces justificatives pour facturer les financeurs
• Préparer les commandes de vente ou d’avoir sur l’outil SAGE
• Mettre à jour les tableaux de suivi des stagiaires financés suite aux facturations
• Clôturer les dossiers des stagiaires financés en renfort de l’équipe.

Ø  Être référent.e du traitement des résiliations des stagiaires en lien avec l’équipe pédagogique et le service de comptabilité :

• Informer de la procédure de résiliation auprès des stagiaires par téléphone, mail, etc.
• Suivre la procédure mise en place (courrier, tableau, etc.).

Ø  Gérer les émargements des stagiaires financés par un organisme en vue des facturations :

• Extraire les données de l’outil pédagogique et mettre en forme sous forme de tableau Excel
• Contrôler les feuilles d’émargement pour vérifier la réalisation des heures financées dans le but de compléter les tableaux de suivi des stagiaires financés.

Ø  Informer, conseiller, orienter les prospects en enseignement à distance sur du 1er niveau de renseignement :

• Accompagner les prospects dans leur projet professionnel et de formation : conseil à l’orientation, information sur les contenus des formations, présenter et conseiller sur les dispositifs de financement, aide à la résolution de problèmes à finalité professionnelle.

Missions secondaires en renfort de l’équipe :

Ø  Elaborer les parcours de formation, les contrats, et l’inscription de stagiaires :

• Réaliser et envoyer les contrats d’enseignement à distance,
• Traiter les contrats qui reviennent (vérification des pièces) et procéder à l’inscription administrative.

Missions complémentaires :

• Assurer la promotion et le suivi de l’activité de prospection,
• Représenter l’EAD et l’ESA aux Journées Portes Ouvertes,
• Archivage des dossiers.