ASSISTANT DE ZONE F/H

Descriptif du poste

Entreprise
Terres Inovia est l’institut de recherche et d’innovation pour la production et la transformation des oléagineux, des légumineuses à graines et du chanvre.

Missions
Nous recherchons un/une assistant(e) administratif(ve) et communication pour notre bureau régional, afin d’accompagner la responsable régionale et la chargée de communication dans le fonctionnement quotidien de l’équipe.

Ce que nous vous proposons
Votre poste s’organisera autour de 2 axes complémentaires :

1. Un volet administratif (50%)
Faciliter la coordination opérationnelle des activités des équipes, piloter la gestion administrative des contrats et des conventions avec les partenaires agricoles, et contribuer au suivi et au pilotage budgétaire du service.

2. Un volet communication (50%)
Organiser et mettre en œuvre les actions de communication et d’événementiel, relayer la diffusion des contenus de communication vers les acteurs du monde agricole, et contribuer à l’évolution des outils et formats de communication en lien avec la chargée de communication.

Votre mission

Organiser la logistique des équipes

• Organisation des réunions (présentielles, hybrides et distancielles) et des déplacements
• Appui logistique aux équipes (commandes, équipements, logistique terrain, locations de véhicules…)

Assurer la gestion administrative

• Gestion de l’accueil, du standard et du courrier du site
• Rédaction, mise en forme et diffusion de documents professionnels (courriers, courriels, notes, comptes rendus, conventions…)
• Prise de notes en réunion et formalisation des relevés de décisions (compétence en IA, un atout)
• Appui au recrutement et à l’intégration des nouveaux collaborateurs en tant que future personne-ressource
• Gestion et suivi des contrats (partenaires, prestataires, fournisseurs, conventions de projets et d’expérimentation) (compétence en Power BI, un atout)
• Appui au pilotage des activités et des projets en lien avec la responsable régionale

Apporter un appui à la gestion comptable

• Contribution à l’élaboration du budget annuel (collecte des informations et agrégation des données)
• Suivi budgétaire via des tableaux de bord en appui à la responsable régionale
• Réalisation des bons de commande, facturation et suivi des paiements

Appui à la communication avec la chargée de communication

• Organisation des événements (recherche des lieux, planification des dates, réservations, logistique, planning, inscriptions, invitations, gestion des paiements, suivi financier et bilan) (utilisation de la plateforme de gestion des événements et des paiements – Weezevent)
• Relayer la diffusion des contenus techniques sur divers supports (web, réseaux sociaux, newsletters, presse…)
• Appui à l’organisation de webinaires avec la chargée de communication
• Gestion et mise à jour du fichier client CRM (base de contacts : BREVO)
• Participation à la réflexion sur de nouveaux formats et outils de communication

Rattachement hiérarchique / Organisation
Au sein de la Direction des Actions Régionales et du Transfert (DRT), rattaché(e) à la Responsable de la Zone Ouest et Centre, vous accompagnerez une équipe de 15 collaborateurs répartis sur la Zone Ouest et Centre de la France.