ALTERNANCE ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE F/H

Descriptif du poste

Le Groupe ESA, l’École Supérieure d’Agricultures localisée à Angers (49), compte 1 000 élèves ingénieurs, 2 800 étudiants en formation initiale ou continue, 220 salariés et 350 intervenants extérieurs.

ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE F/H au sein de la cellule Conseils Admissions et Financements (CAF) pour le service enseignement à distance de l’ESA. Le niveau d’autonomie des missions sera en fonction du diplôme préparé.

• Informer, conseiller et orienter les prospects en enseignement à distance sur un 1er niveau de renseignement (téléphone, visites, salons, journées portes ouvertes) :
  • Accompagner les prospects dans leur projet professionnel et de formation : conseil à l’orientation, information sur les contenus des formations, présentation et conseil sur les dispositifs de financement, aide à la résolution de problèmes à finalité professionnelle.
  • Accompagner les prospects et stagiaires dans leurs démarches auprès des organismes financeurs (CPF, France Travail, employeur, OPCO, conseils régionaux, etc.), réaliser les devis dématérialisés et monter les conventions de formation avec les entreprises.
• Élaborer les parcours de formation, les contrats et l’inscription des stagiaires/étudiants :
  • Vérifier les conditions d’admission avant le passage des dossiers de candidature en commission d’admission.
  • Examiner les candidatures pendant les commissions d’admission.
  • Réaliser et envoyer les contrats d’enseignement à distance.
  • Traiter les contrats reçus et procéder à l’inscription administrative.
  • Relancer les contrats non retournés et les dossiers incomplets.
  • Archiver les dossiers.
• Être l’interlocuteur/trice entre la cellule CAF et le service comptabilité pour les facturations des financeurs :
  • Préparer les pièces justificatives pour facturer les financeurs.
  • Préparer les commandes de vente ou d’avoir sur l’outil SAGE.
  • Mettre à jour les tableaux de suivi des apprenants financés à la suite des facturations.
  • Clôturer et archiver les dossiers des apprenants financés.
• Être l’interlocuteur/trice pour le traitement des résiliations des stagiaires/étudiants en lien avec l’équipe pédagogique et le service comptabilité :
  • Informer de la procédure de résiliation par téléphone, mail, etc.
  • Suivre la procédure mise en place (courrier, tableau, etc.).
• Gérer les émargements des stagiaires financés par un organisme en vue des facturations :
  • Extraire les données de l’outil pédagogique et les mettre en forme dans un tableau Excel.
  • Contrôler les feuilles d’émargement pour vérifier la réalisation des heures financées afin de compléter les tableaux de suivi des stagiaires financés.

Rattachement hiérarchique / Organisation :
La planification et l’organisation générale des missions sont supervisées par la responsable de la cellule, qui manage la cellule Conseils Admissions et Financements.