CHARGÉ D'ACCUEIL – ASSISTANT ADMINISTRATIF F/H

Descriptif du poste

Entreprise :
CFPPA des Savoies et du Bugey

Missions :
Assurer la gestion de l'accueil téléphonique et physique, la planification et le suivi des activités du CFPPA, participer à la gestion administrative générale du centre et mettre en œuvre la démarche qualité du centre au niveau de l'accueil des usagers et de l'organisation des activités du centre.

Activités :

• Accueil du public, orientation des apprenants et des groupes, signalétique, affichage
• Gestion du standard multi-entrées
• Gestion du courrier et de la messagerie électronique
• Accueil des fournisseurs
• Fixation des rendez-vous
• Réponse aux premiers contacts sur toute l'offre de formation par téléphone, par messagerie électronique et à l'accueil
• Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement et l'enregistrement du courrier
• Élaboration, mise à jour et suivi des plannings des activités du centre (hebdomadaires, par périodes, par formations...)
• Gestion de l'utilisation des locaux, de la réservation des repas (formateurs, intervenants extérieurs, jury...), des commandes de fournitures et de produits d'entretien
• Appui à l'équipe de direction en matière de secrétariat et de planification (tâches de secrétariat diverses)
• Participer à la gestion de la flotte automobile du centre
• Collaboration à la mise en place, à l'amélioration ou à l'élaboration des procédures visant un service de qualité aux usagers, l'amélioration de l'organisation interne du centre et des relations avec ses partenaires

Activités secondaires :

• Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
• Relever les facturations et assurer leur gestion administrative pour le suivi comptable