RESPONSABLE ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE F/H

Descriptif du poste

ECHO VERT NORMANDIE
Distribution de produits horticoles et espaces-verts dans la région Hauts-de-France depuis 40 ans.

Missions :

Assurer la coordination administrative, commerciale et comptable courante de l’entreprise, garantir la qualité du suivi des dossiers clients et fournisseurs, et contribuer au bon fonctionnement global en lien avec les équipes internes, le siège et les prestataires externes.

Administration commerciale

• Répondre aux demandes des commerciaux (prix, produits, disponibilités)
• Établir et suivre les devis, enregistrer et suivre les commandes clients
• Mettre à jour les fiches produits, tarifs et bases de données
• Accueillir et renseigner les clients (téléphone, mail, comptoir)
• Déposer les appels d’offres après constitution des dossiers administratifs

Relation clients

• Assurer un rôle d’interface avec les clients
• Gérer les réclamations simples
• Garantir la qualité et la réactivité du service

Coordination logistique : (en lien avec le Responsable d’exploitation)

• Suivre les commandes fournisseurs
• Assurer le suivi administratif des livraisons
• Coordonner les informations entre commerce et dépôt
• Veiller à la bonne circulation des informations

Gestion administrative

• Gérer la boîte mail générique et dispatcher les demandes
• Assurer le suivi administratif courant
• Préparer les documents pour les partenaires externes : documents liés à la sécurité du site (Document Unique, assurances : Q4, Q18, Q19…)
• Organiser et fiabiliser les informations
• Suivi des habilitations du personnel : CACES, autorisation de conduite…
• Organiser les formations au besoin (en lien avec le Directeur)
• Transmission des congés et heures supplémentaires, arrêts maladie (données de paye) au siège

Gestion comptable courante

(en lien avec le siège et la Direction Administrative et Financière)

• Enregistrer les opérations comptables courantes :

• factures fournisseurs (frais généraux et achats), factures clients
• règlements fournisseurs / clients

• Assurer le suivi des règlements clients, réaliser le lettrage des comptes clients et fournisseurs
• Effectuer les relances clients de premier niveau
• Préparer et transmettre les éléments à l’expert-comptable
• Vérifier la cohérence des pièces comptables

Suivi de gestion (opérationnel)

• Suivi des tableaux de bord simples : chiffre d’affaires, facturation, règlements
• Assurer la fiabilité des données
• Remonter les informations utiles à la Direction

Marketing et communication

• Participer aux actions promotionnelles
• Suivre leur mise en œuvre et les retours
• Mettre à jour les supports commerciaux

Organisation et amélioration continue

• Proposer des améliorations des process
• Participer à la structuration des outils
• Contribuer à la fluidité des échanges internes

Périmètre et limites du poste

Le poste n’inclut pas :

• l’établissement du bilan comptable
• la comptabilité analytique complexe
• l’établissement des bulletins de paie
• le paiement des salaires
• la gestion RH approfondie

Ces missions relèvent de la Direction, des compétences transverses du siège et/ou de prestataires externes.

Rattachement hiérarchique / Organisation :

Relations internes :

• Commerciaux, Responsable d’exploitation
• Magasinier
• Directeur

Relations externes :

• Clients, Fournisseurs
• Direction Administrative et Financière du Groupe