ASSISTANT ADMINISTRATIF F/H

Descriptif du poste

Entreprise :
GROUPE ESA - service enseignement à distance de l’ESA.

Missions :
Assistance administrative :

1. Informer, conseiller, orienter les prospects en enseignement à distance

• Accompagner les prospects dans leur projet professionnel et de formation : conseil à l’orientation, information sur les contenus des formations, présentation et conseil sur les dispositifs de financement.
• Admettre en formation après vérification des conditions d’admission et des conditions pédagogiques.

2. Étudier des demandes de candidature

• Vérifier les conditions d’admission, analyser les candidatures et conduire les entretiens individuels (évaluer l’adéquation entre le projet et le choix de la formation ainsi que la capacité à s’engager dans un parcours en enseignement à distance).

3. Élaborer les contrats de formation professionnelle et inscrire les stagiaires

• Accompagner les prospects et stagiaires dans leur démarche auprès des organismes (CPF, France Travail, employeur, OPCO, Conseils régionaux, etc.), réaliser les devis dématérialisés, monter les dossiers de financement et les conventions de formation avec les entreprises.
• Élaborer et envoyer des contrats via la plateforme de candidature de l’ESA.
• Traiter les contrats signés, procéder à l’inscription après vérification du dossier puis l’archiver.
• Relancer les contrats non retournés et les dossiers incomplets.

4. Assurer la promotion et le suivi de l’activité de prospection

• Représenter le service de l’enseignement à distance et ses formations aux Journées Portes Ouvertes de l’ESA.
• Réaliser des relances téléphoniques, mails…

Rattachement hiérarchique / Organisation :
Au sein de la cellule Conseils Admissions et Financements (CAF), sous la responsabilité de la responsable de la cellule Conseils Admissions et Financements.