Descriptif du poste
FranceAgriMer, établissement national des produits de l’agriculture et de la mer, est, avec le ministère de l’agriculture, l’organisme public de référence en matière de filières agricoles et de la pêche.
Lieu d’information, d’échanges, de réflexion, d’arbitrage et de gestion pour les filières françaises de l’agriculture et de la pêche rassemblées au sein d’un même établissement, FranceAgriMer :
- met en œuvre des dispositifs de soutiens techniques et financiers, nationaux et européens, et gère des dispositifs de régulation des marchés ;
- assure un suivi des marchés, propose des expertises économiques, mais également techniques, par exemple en contribuant à des actions de coopération technique et au développement des filières à l’international ;
- organise le dialogue, la concertation et la mise en œuvre des politiques publiques en s’appuyant sur une gouvernance rénovée.
Le service Systèmes d’information de FranceAgriMer est chargé de l’ensemble des travaux de maîtrise d’œuvre informatique. Le service SI centralise les achats informatiques et s’appuie pour cela sur des marchés de fournitures et de prestations informatiques, ainsi que des conventions de services informatiques.
Le service SI recrute un.une gestionnaire administratif.ve et budgétaire pour assurer, en binôme avec la seconde gestionnaire administrative et budgétaire du service, le suivi administratif des marchés et contrats informatiques, la gestion des commandes, le suivi des tableaux budgétaires, ainsi que des actes de gestion administrative du service.
Objectifs du poste :
Sous la responsabilité du chef du service Systèmes d’information, et en suivant les instructions transmises par les chefs d’unité du service SI :
- Assurer le suivi administratif des marchés, contrats et conventions informatiques du service ;
- Assurer le traitement des commandes informatiques sur l’ensemble du cycle de réalisation ;
- Assurer le suivi des tableaux budgétaires du service ;
- Assure des actes de gestion administratifs du service.
Missions et activités principales :
En s’appuyant sur les instructions transmises par le chef de service ainsi que les chefs d’unité prescripteurs sur leur périmètre de commandes informatiques :
- Assurer le suivi administratif des marchés et contrats informatiques :
- Être l’interlocuteur du suivi administratif des contrats et marchés auprès des fournisseurs et services de FranceAgriMer ;
- Rédiger les courriers et messages électroniques relatifs à l’exécution des marchés et contrats informatiques ;
- Assurer le suivi administratif des conventions de services informatiques :
- Rédiger les courriers et messages électroniques relatifs à l’exécution des conventions informatiques ;
- Assurer le suivi des engagements et facturations des services ;
- Assurer le suivi des échéances et reconductions des conventions ;
- Assurer la gestion des commandes informatiques sur l’ensemble de leur cycle de réalisation :
- Réaliser l’enregistrement des commandes au sein des applications Exebud et Pep Premium ;
- Assurer le suivi des circuits de validation des commandes en relation avec l’unité Budget du service des affaires financières ;
- Assurer la transmission des commandes auprès des fournisseurs ;
- Réaliser l’enregistrement des procès-verbaux de services faits ;
- Réaliser le suivi du paiement des factures en relation avec le service facturier de l’Agence comptable ;
- Suivre les désengagements des commandes réalisées partiellement ;
- Vérifier la cohérence des informations budgétaires de Pep Premium avec celles d’Exebud ;
- Assurer des actes de gestion administrative de la vie courante du service :
- Saisie ponctuelle d’ordres de mission et frais de mission des agents ;
- Validation des congés et des corrections dans le logiciel RH par délégation du chef du service ;
- Suivi des entrées / sorties des prestataires du SI ;
- Scanner, classer et archiver les documents administratifs associés.
- Rendre compte de l’avancement des travaux aux supérieurs hiérarchiques.
Rattachement hiérarchique / Organisation :
- Le.la gestionnaire administratif.ve et budgétaire est en relation avec :
- la seconde gestionnaire administrative et budgétaire du service ;
- le chef de service SI et son adjoint ;
- les chefs d’unité du service SI prescripteurs de commandes ;
- les agents de l’unité budget du service des affaires financières ;
- les agents du service facturier de l’Agence comptable ;
- les interlocuteurs administratifs des fournisseurs.
